Dansk Sikkerheds Makulering, der ligger i Odense, destruerer 35 procent flere mængder personfølsomt materiale end året før. Fynske firmaer skal have ryddet ud i personoplysningerne, før de skærpede krav på området træder i kraft den 25. maj i år.

Det er ikke kun politiet, kommuner og forsikringsselskaber, der i disse måneder har travlt med at destruere personfølsomme oplysninger.

Også landets mange skoler og uddannelsessteder er i fuld sving med at makulere tusindvis af personlige papirer. Det sker, fordi skærpede EU-regler træder i kraft den 25. maj i år. Overholder man ikke reglerne, risikerer man bøder i en helt ny størrelsesordning. EU-forordningen opererer på et bødeniveau på fire procent af en virksomheds globale omsætning - eller op til 20 millioner euro.

Persondataforordningen

Fra den 25. maj 2018 bortfalder den danske persondatalov, og de nye regler i EU-Persondataforordningen skal anvendes ved behandlingen af personoplysninger.

Den skal blandt andet give borgere bedre digital beskyttelse mod misbrug eller overdreven brug af personlige oplysninger, der ligger uden for det område, de har givet samtykke til.

I forbindelse med de nye sikkerhedsregler definerer EU persondata som alle former for information, der identificerer eller kan bruges til at identificere en person, herunder også kodede oplysninger. Virksomheder og offentlige instanser skal sætte sig ind i flere aspekter:

1) Som almindelige persondata regner man almindeligvis oplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mail. Fortrolige persondata omfatter cpr-numre, økonomiske forhold og billeder. Følsomme persondata vedrører blandt andet etnicitet, straffeattest, seksuel eller religiøs orientering og helbredsforhold.

2) Alle disse data skal sikres mod misbrug. Det har gennem flere år været lovbefalet. Pr. 25. maj gælder nogle omfattende og skærpede fælleseuropæiske krav til, hvordan oplysninger om både ansatte og kunder opbevares og behandles. Ved overtrædelse risikerer man bøder i millionklassen.

3) Både medarbejdere og kunder har til hver en tid krav på at få oplyst hvilke data, virksomheden har registreret, ligesom virksomhederne skal efterkomme alle krav om, at oplysningerne skal slettes.

Kilder: Dansk Erhverv, Altinger og IT-Branchen

Et af de steder, hvor man er godt i gang med makuleringen, er på Sydfyns Fri Fagskole i Skårup.

- Vi har ønsket at overholde kravene i persondataforordningen til tiden, og da vi tidligere har gemt blandt andet elevudtaleleser i 10-15 år, fik vi her i april travlt med at rydde grundigt op, fortæller forstander Birthe Sørensen.

Til at hjælpe med den opgave valgte man Dansk Sikkerheds Makulering, der er det eneste firma på Fyn, der makulerer papirerne på stedet.

Gode råd til virksomheder

Opbevar al personfølsomt materiale aflåst, indtil det kan destrueres.

Lad aldrig eksternt personale stå for tømning af papirer med personfølsomme oplysninger.

Stå enten selv for at bortskaffe papirerne eller vælg en samarbejdspartner på området, hvor det er muligt at overvære makuleringen af materialet.

Undgå at den eksterne samarbejdspartner kører de personfølsomme data til bortskaffelse 'ude i byen'.

Når I vælger samarbejdspartner, så sørg for at få en fortrolighedserklæring/samarbejdsaftale, der kan bruges til eventuel dokumentation.

Vær på forkant med sikring af IT-systemer, så du minimerer risikoen for hacking.

Skulle det alligevel gå galt, så husk at man altid har oplysningspligt til Datatilsynet.

Firmaet har særligt travlt i disse måneder. Det seneste halve år er antallet af makuleringsaftaler steget 35 procent i forhold til året før. Firmaet får mellem 40-50 nye kunder om måneden, og det er næsten en fordobling.

- Det er ikke kun advokater, banker, revisorer og offentlige kontorer, der skal makulere personfølsomme data efter de nye krav. Alle virksomheder, store som små, skal leve op til kravene, lyder det fra Allan Kvist Jepsen, ekspert i mobil makulering ved Dansk Sikkerheds Makulering.

Selvom virksomheden får opgaver som aldrig før, kan den godt følge med efterspørgslen.

- Vi har fem lastbiler, og de kan godt nå det, de skal. Men hvis vi pludselig får meget mere at lave, så investerer vi i flere lastbiler og chauffører, forklarer han.

Se her, hvordan firmaet arbejder med makulering

Cpr-numre i container

Det kan ende helt galt, hvis virksomheder og kommuner ikke tager ordentlig vare på de personfølsomme oplysninger.

Det kunne Fyens Stiftstidende fortælle om i juli sidste år, hvor forbipasserende opdagede, at en container i Odense var fyldt med navne på kontanthjælpsmodtagere og deres cpr-numre.

Beskæftigelses- og Socialforvaltningen i Odense burde have destrueret oplysningerne og gjorde sig derfor skyldig i brud på persondataloven.

Transportfirmaet Poul Schou, der ejer Dansk Sikkerheds Makulering, har som et af de få i landet investeret i mobil makulering, så selve makuleringsprocessen foregår på stedet, hvor kunden kan overvære, at det sker.

- På den måde er der ingen fare for lækager, for eksempel ved trafikuheld eller lignende uforudsigelige hændelser. Vi vil gerne eliminere alle risici, siger Allan Kvist Jepsen og fortsætter:

- Nogle af kunderne er vi hos flere gange om ugen, mens vi makulerer hos andre en gang om året, når oplysningerne er ved at være fem år gamle, forklarer Allan Kvist Jepsen.

Makuleringen foregår altså således, at kunden samler al materialet sammen i en aflåst boks. Dansk Sikkerheds Makulering kommer og åbner boksen og sætter den fast på lastbilen. Herefter bliver indholdet tippet op i lastbilen og destrueret. Chaufføren er underlagt tavshedspligt og har skrevet under på en fortrolighedserklæring.

Dansk Sikkerheds Makulering forventer, at flere og flere virksomheder får brug for hjælp.

- Det er som om, at det nu går op for flere, at det kan blive meget dyrt ikke at overholde forordningen, og derfor forventer jeg ekstra travlhed resten af året, siger Allan Kvist Jepsen.

  • Michael Bager

    Af:

    Jeg er journalist på Jysk Fynske Mediers aktualitet-, samfunds- og erhvervsredaktion i Odense. Jeg skriver både til Fyens.dk, Fyens Stiftstidende og Fyns Amts Avis. Jeg har tidligere været mad- og boganmelder på avisen, arbejdet som webjournalist og været nyhedsredaktør på den tidligere radio Klubben i Fynske Medier, Jeg bor i Odense med min datter.

Mere om emnet

Se alle
Kun få danskere kender dem: Nye regler skal beskytte dig på nettet

Kun få danskere kender dem: Nye regler skal beskytte dig på nettet

1
Kæmpebøder truer danske firmaer med svag datasikkerhed

Kæmpebøder truer danske firmaer med svag datasikkerhed

Nye krav til datasikkerhed: Hotelkæde har været på overarbejde i halvandet år

Nye krav til datasikkerhed: Hotelkæde har været på overarbejde i halvandet år