Hvad gør man, når Facebook bliver den mest besøgte hjemmeside i en virksomhed?

Telemarketing-virksomheden UGPLUS i Odense tog for godt et år siden konsekvensen og lukkede for adgangen til den sociale netværksside og lignende sider på internettet - bortset fra i enkelte pauser i løbet af dagen.

"Det var løbet løbsk," siger direktør Jacob Willems nu som dengang.

Han ville have arbejde for den løn, han udbetaler, og et besøg hos Facebook kan vel sammenlignes med en smøgpause eller private telefonsamtaler.

Fem minutter hist og her lyder ikke af meget, men det løber hurtigt op. Og hvad så?

Det kan være et stort problem for en produktionsvirksomhed eller salgsvirksomhed, hvor tid er penge, erkender Morten Gade, chef for kommunikation og rådgiver hos kommunikationsvirksomheden Bysted.

- Man spilder en masse tid, men man kommunikerer samtidig med en masse mennesker, som ens virksomhed kan have gavn af, og det trækker måske nogle ukendte kompetencer ind i virksomheden, sagde han forleden på en workshop under Odense Kommunes kommunikationsfestival, hvor kommunikationsfolk fra virksomheder og kommuner sukkede efter at finde ud, om de nu kunne vende tidsfordrivet til en fordel.

Blandt deltagerne i workshoppen var kommunikationschef i Svendborg Kommune Kim Barren. Han har med kommunens direktion diskuteret brugen af sociale netværksmedier som Facebook og muligheden for en egentlig Facebook-politik.

- Det er et vigtigt medie, som vi i kommunen skal forholde os til lige som aviser, radio og tv. Der kan stå ting, vi er nødt til at reagere på, og der er en stor del af vores medarbejdere, der bruger det som privatpersoner, forklarer Kim Barren.

Smelter sammen

Opgaven er derfor at komme op med et bud på, hvordan de sociale medier bruges, uden at privat- og arbejdsliv smelter sammen.

- Det kan jo være svært at afgøre, om man lige kan tjekke sine private beskeder, hvis man færdes på Facebook som ansat i Svendborg Kommune, for det har arbejdsgiveren jo ikke betalt for. Til gengæld er arbejdsgiveren jo tilfreds, hvis medarbejderen svarer på en arbejdsrelateret mail uden for arbejdstiden, siger han.

Står det til kommunikationschefen, skal kommunen bruge Facebook og lignende medier aktivt, men der kan være juridiske forhold i en kommune, der kan spænde ben. Han regner med, at spørgsmålene er afklarede, og en officiel politik på området er klar engang efter sommerferien.

Den fynske uddannelsesvirksomhed Officekonsulenterne går så langt som at tilbyde "skræddersyede kurser i virksomheders strategiske brug af sociale netværksmedier."

Argumentet er, at når medarbejderne selv sidder og bruger tiden på Facebook, er der en god sandsynlighed for, at virksomhedens kunder også gør det. Lukker man for Facebook og andre sociale netværksmedier, lukker man derfor også for en oplagte kommunikationskanal, påpeger direktør Christian Kjær.

- Jeg plejer at sammenligne det med samtalerne ved kaffemaskinen - det kan godt være, at der går lidt spild til private samtaler, men jeg tror også at den tillid, virksomheden viser, og de kontakter og den viden, medarbejderne får, påvirker virksomheden positivt, siger han.

Kommunikations- eller marketingmedarbejderen kan faktisk nå ud til en klart defineret målgruppe og lære at brande virksomheden på de kritiske forbrugeres betingelser, vurderer Christinan Kjær:

- Vi bliver bombarderet med kommunikation og reklamer og her er noget, der går uden om de filtre, som folk efterhånden har bygget op. Det er et interaktivt nyhedsbrev, uden at jeg siger, Facebook dermed skal bruges til reklame.

Han mener, at når virksomhederne først får øjnene op for de muligheder, handler det ikke længere om, hvor længe medarbejderne bruger på Facebook, men om de bruger den på private eller professionelle formål.

Pas på med brok

På den før omtalte kommunikationsfestival advarede Morten Gade fra kommunikationsfirmaet Bysted de deltagende kommunikationsfolk om, at privat- og arbejdssfæren vil smelte sammen, når medarbejderne går på Facebook, og det kræver, at man er ekstra opmærksom på, hvad man skriver:

- Jeg har en ven på Facebook, der hver dag brokker sig over, at hans job er noget lort. Hver gang undrer jeg mig over, at han stadig har det. Så det er måske en god idé, at I hjælper jeres kolleger til at tænke over, at man også skal tænke over sin kommunikation, når man er på Facebook, fordi man potentielt kommunikerer med hele verden. Det er jo positivt i udgangspunktet, sagde han.

Virksomhedens ledelse skal bare nyde, hvis de ansatte vil kommunikere om arbejdspladsen - og med meget mere troværdighed, end man kan købe sig til i annoncer, lød opfordringen:

- De snakker uanset hvad, så man kan lige så godt hjælpe dem som at stoppe dem.

Medarbejdernes færden på internettets sociale fora kan lige frem være medvirkende til at opdage og udbedre dårlige kundeforhold. Simpelthen møde de opinionsdannere, som hidtil har været forhindret i at få deres budskaber ud til offentligheden, men nu frit kan påvirke andre mennesker. Mon ikke kommunikationsafdelingen i Middelfart-virksomheden Thansen.dk kunne tænke sig en udredende snak med folkene bag hjemmesiden Jeghaderthansen.dk, der har sat sig for at samle alle danskere, som har haft dårlige oplevelser med autoudstyrskæden.

Men kan eksperternes gode råd om mulighederne få UGPLUS, der jo lukkede for medarbejdernes adgang til Facebook og andre tidskrævende internetaktiviteter, til at skifte mening?

Stadig lukket

Nej, forklarer direktør Jacob Willems. Facebook og andre medier og tjenester som Youtube og Messenger er fortsat lukket i arbejdstiden.

- Men i pauser samt før og efter arbejdstid, kan man gøre, hvad man vil på nettet inden for visse moralske og juridiske rammer. Som virksomhed bruger vi også Facebook i markedsføring og til networking. Jeg har også selv en profil, men vi vil gerne have tingene skilt ad, så jeg er ikke enig i, at man skal åbne for fri brug, uddyber han.

Virksomhedens arbejdsdag er delt ret skarpt op i arbejdstid og pauser. Alt arbejde udføres aktivt, og der er derfor ingen ventetid og ingen idéudvikling uden for mødelokalerne. Derfor er ledelsen ikke interesseret i afbrydelser fra medarbejdernes Facebook- eller Messenger-venner.

Efter beslutningen om at begrænse medarbejdernes internetadgang, sagde én ud af cirka 400 medarbejdere op. Stort set alle har ifølge Jacob Willems udvist stor forståelse, og direktøren påpeger, at virksomheden ikke står i vejen, hvis en medarbejder er nødt til at bruge telefon eller mail privat for at løse et problem i arbejdstiden.

Men med en gennemsnitsalder i begyndelsen af tyverne, er brugen af eksempelvis Facebook og Messenger så udbredt, at risikoen for arbejdsspild høj.

- Vi vil bare ikke have, at de sidder og skriver kærestebreve i arbejdstiden. Så når vi bruger for eksempel Facebook i arbejdet, så bruger man en profil, der er arbejdsrelateret, siger Jacob Willems.